Daten angezeigt aus Sitzung:  Gemeinderatssitzung Schönau im Schwarzwald, 17.01.2024

Beratungsreihenfolge

Sachverhalt

Die Umstellung auf die digitale Gremienarbeit für den Gemeinderat soll nach der Gemeinderatswahl für alle Mitglieder des Gemeinderats zeitnah vollzogen werden.

Zuvor findet für die Gremiumsmitglieder, die bislang nicht mit dem RIS gearbeitet haben, eine Schulung statt.

Der jährliche Zuschuss für die Nutzung der privaten Endgeräte wird ab 2019 auf jährlich 75 Euro festgesetzt.

Aus diversen Gründen wurde dieser Beschluss nicht vollumfänglich umgesetzt. In der aktuellen Gemeinderatsperiode nutzten zweitweise vier Stadträtinnen und Stadträte nicht die Möglichkeiten und Vorteile der papierlosen, digitalen Gremienarbeit.

In letzter Zeit hat der Umfang der Sitzungsunterlagen nun regelmäßig stark zugenommen, sodass sie im Durchschnitt mindestens 100 bis 150 Seiten betragen.

Seitens der Stadtverwaltung Schönau im Schwarzwald ist nun vorgesehen ab der kommenden Gemeinderatsperiode komplett und „ohne Wenn und Aber“ auf eine Papierversion zu verzichten.

Die wesentlichen Vorteile der Komplett-Umstellung sind:

• Einsparung von Papier und Druckkosten
• Zeitaufwand für Verpacken und Verschicken bzw. Verteilen entfällt
• Einsparung von Porto
• Sämtliche Unterlagen vergangener Sitzungen sind jederzeit und überall einsehbar
• Leichte Recherchemöglichkeiten aufgrund umfangreicher Suchfunktionen
• Zeitvorteil gegenüber dem Versandweg und erhöhte Sicherheit bei der Zustellung der Unterlagen (Umfang der Sitzungsunterlagen erreicht teilweise eine Umschlagsgröße, für die der Briefkasten kaum Platz bietet)
• Wegfall der aufwendigen Entsorgung der Papierunterlagen durch die Stadträtinnen/ Stadträte
• Platzersparnis auch im Büro des Gremienmitgliedes
• Weiterhin die Möglichkeit in den Vorlagen digital zu markieren, sowie Bemerkungen und Verweise zu notieren
• Offline-Nachschlagewerk für „unterwegs“ bzw. während der Sitzung
• Zoom-Möglichkeit bei allen Unterlagen, insbesondere auch bei Plänen
• Gewährleistete Datensicherheit in einem geschlossenen, verschlüsselten System

Um komplett auf die Papierform verzichten zu können, ist es notwendig, dass alle Gremien-Mitglieder digital auf die Sitzungsunterlagen zugreifen können. Hierzu werden künftig bei Nicht-Möglichkeit eines Einsatzes von privaten Geräten leihweise Geräte der Stadt Schönau im Schönau im Schwarzwalds zur Verfügung gestellt.

Beschlussvorschlag

1. Die Umstellung auf die digitale Gremienarbeit für den Gemeinderat wird nach der Gemeinderatswahl 2024 für alle Mitglieder des Gemeinderates verpflichtend und ist umgehend mit der konstituierenden Sitzung zu vollziehen. Es werden den Ratsmitgliedern keine Papierausfertigungen mehr zur Verfügung gestellt.
2. Gremienmitgliedern, die kein privates Endgerät besitzen oder dieses nicht nutzen wollen, wird für die Dauer der Gremienzugehörigkeit von der Stadt Schönau im Schwarzwald leihweise ein Endgerät zur Verfügung gestellt. Dieses darf lediglich für die Gremienarbeit genutzt werden. Ein jährlicher finanzieller Zuschuss wird nicht gewährt.
3. Der jährliche Zuschuss für die Nutzung der privaten Endgeräte wird ab 2024 weiterhin auf jährlich 75 Euro festgesetzt.
4. Die Gremiumsmitglieder, die bislang nicht mit dem RIS gearbeitet haben, erhalten auf Wunsch die Möglichkeit einer Schulung.

Beschluss

1. Die Umstellung auf die digitale Gremienarbeit für den Gemeinderat wird nach der Gemeinderatswahl 2024 für alle Mitglieder des Gemeinderates verpflichtend und ist umgehend mit der konstituierenden Sitzung zu vollziehen. Es werden den Ratsmitgliedern keine Papierausfertigungen mehr zur Verfügung gestellt.
2. Gremienmitgliedern, die kein privates Endgerät besitzen oder dieses nicht nutzen wollen, wird für die Dauer der Gremienzugehörigkeit von der Stadt Schönau im Schwarzwald leihweise ein Endgerät zur Verfügung gestellt. Dieses darf lediglich für die Gremienarbeit genutzt werden. Ein jährlicher finanzieller Zuschuss wird nicht gewährt.
3. Der jährliche Zuschuss für die Nutzung der privaten Endgeräte wird ab 2024 weiterhin auf jährlich 75 Euro festgesetzt.
4. Die Gremiumsmitglieder, die bislang nicht mit dem RIS gearbeitet haben, erhalten auf Wunsch die Möglichkeit einer Schulung.

Abstimmungsergebnis
Einstimmig angenommen

Abstimmungsbemerkung
Einstimmiger Beschluss.