Der Entwicklungsplan 2022 des baden-württembergischen Volkshochschulverbandes hat darin strategische Ziele in den Bereichen Qualitätsmanagement, regionale Verbundstrukturen sowie professionelle Leitungen formuliert. Um auch weiterhin einen Anspruch auf die Auszahlung der Landesförderung über den VHS-Verband zu haben, ist die Erfüllung der Ziele maßgebend. Im Hinblick auf den ohnehin defizitären Betrieb von Volkhochschulen ist die Landesförderung notwendig um die Angebote aufrecht erhalten zu können.
Kleinere Volkshochschulen wie die VHS Oberes Wiesental wurden mit den neuformulierten Zielen des Verbandes vor große Herausforderungen gestellt. Die Erreichung der Ziele ist mit zusätzlichem Aufwand verbunden.
Die Volkshochschule Schopfheim verfügt bereits über die organisatorischen Strukturen um die Vorgaben des Volkshochschulverbandes erfüllen zu können.
Zur Erfüllung dieser Ziele gab es bereits, auf Anregung der VHS Oberes Wiesental, in den Jahren 2016 bis 2018 Gespräche hinsichtlich einer Kooperation. Im Rahmen der Grundsatzentscheidung für diese Kooperation hat der Gemeinderat der Stadt Zell im Wiesental entschieden, dass zunächst auch eigene Lösungen geprüft werden sollen.
Mitte 2021 ist Herr Bürgermeister Schelshorn, im Namen der Gemeinden der VHS Oberes Wiesental, erneut auf die Stadt Schopfheim zugegangen, mit dem Ziel eines Zusammenschlusses mit der VHS Schopfheim zum 01.01.2023.
In den darauffolgenden Monaten wurden intensive Gespräche, u.a. mit dem Volkshochschulverband, der Rechtsanwaltskanzlei W2K aus Freiburg zur juristischen Prüfung sowie den Mitgliedsgemeinden geführt. In der Regel nahmen an den Gesprächen Herr Bürgermeister Schelshorn für die Gemeinden des Oberen Wiesentals, Frau Nuiro, Leiterin der Volkshochschule Schopfheim, Frau Schmidt, Mitarbeiterin in der Fachgruppe Finanzen und Controlling sowie Herr Spohn, Kaufmännischer Leiter der Volkshochschule Schopfheim teil.
Zu speziellen Fragen wurden auch weitere Mitarbeitende hinzugezogen. Es gab unter anderem ein Gespräch mit den Rechnungsamtsleitungen des Oberen Wiesentals, bei dem im Vorfeld Fragen der finanziellen Beteiligung vorbesprochen wurden.
Durch die Corona-Pandemie wurde die zeitnahe Umsetzung leider etwas ausgebremst.
Im Verlauf der Gespräche kam die Frage auf, wie die derzeitigen Volksbildungswerke Hausen und Maulburg in die neuen Strukturen eingebunden werden sollen. Daher wurden auch mit diesen Kommunen Gesprächen geführt. Die Gemeinden Maulburg und Hausen können sich ebenfalls grundsätzlich vorstellen, der VHS Wiesental beizutreten.
Eine finale Abstimmung und Klärung des weiteren Vorgehens erfolgte mit allen Beteiligten am 18. Januar 2023.
Am 14.03.2023 wurden in der Stadthalle Zell im Wiesental die Gemeinderatsgremien von Maulburg bis Todtnau in einer nicht-öffentlichen Informationsversammlung auf den gleichen Informationsstand zum geplanten Zusammenschluss gebracht. Dabei wurden auch Verständnisfragen von der VHS-Verwaltung, der Rechtsanwaltskanzlei W2K sowie den anwesenden Bürgermeistern beantwortet. Die dort gezeigte Präsentation ist als Anlage 6 dieser Gemeinderatsvorlage beigefügt.
Rechtsform:
Bei der Prüfung der Rechtsform stand die Wahl einer möglichst schlanken, wirtschaftlichen und mit geringem Aufwand verbundenen Organisationsform im Vordergrund. Betrachtet wurden dabei insbesondere die Formen des Eigenbetriebes, des Zweckverbandes, des Vereins und der GmbH.
Die Prüfung von W2K sah, auch nach der Berücksichtigung von Zusammenschlüssen vergleichbarer Volkshochschulen, die Möglichkeit, den bestehenden Eigenbetrieb der Volkshochschule Schopfheim zu erweitern und satzungsrechtlich anzupassen. Damit müssen keine neuen Organisationsstrukturen aufgebaut und neu eingerichtet werden. Dies erspart Kosten beim Zusammenschluss aber auch im laufenden Betrieb. Nach dieser Form tritt die Stadt Schopfheim mit ihrem Eigenbetrieb nach Außen auf. Durch den Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung nach § 25 GKZ können jedoch Regelungen zur Zusammenarbeit getroffen werden um den Belangen aller Beteiligten umfassend gerecht zu werden.
Da mit dem Zusammenschluss die VHS von Maulburg bis Todtnau tätig ist, war es folgerichtig den Namen des derzeitigen Eigenbetriebes Volkshochschule Schopfheim anzupassen. Man einigte sich darauf, dass der Eigenbetrieb künftig den Namen Volkshochschule Wiesental, kurz VHS Wiesental führt.
Zu Beschlussvorschlag Nr. 1
Öffentlich-rechtliche Vereinbarung
Den Wortlaut der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung kann der Anlage1 entnommen werden.
Auf die wesentlichen Punkte der Vereinbarung soll nochmals nachfolgend eingegangen werden:
Die öffentlich-rechtliche Vereinbarung regelt neben der Aufgabenübertragung auf die Stadt Schopfheim insbesondere die Personalausstattung, die Finanzierung des Eigenbetriebes, sowie die Mitspracherechte der Beteiligten.
Die Hauptgeschäftsstelle der VHS Wiesental wird in Schopfheim geführt. Die aktuell bestehenden Volkhochschulen werden künftig in der Form von Außenstellen geführt. Eine persönliche Betreuung wird zu abgestimmten Zeiten weiterhin gewährleistet.
Das vorhandene Personal in den Außenstellen wird in Form von Personalgestellungen bzw. der Personalübernahme übernommen.
Umsetzung bei der VHS Wiesental
Es ist vorgesehen, dass die derzeitige Leitung der VHS Schönau und Todtnau in den Eigenbetrieb VHS Wiesental wechselt. Derzeit wird geklärt, inwieweit diese auch die Außenstelle in Hausen betreut.
In Zell wird die Außenstelle von einer Mitarbeiterin der Stadt Zell geführt. Hier wird die VHS Wiesental mit der Stadt Zell für diese Tätigkeiten einen Personalgestellungsvertrag schließen.
Hinsichtlich der Aufgabenzuordnung hat ein intensiver Austausch zwischen der Leitung der Volkshochschule mit den Außenstellen stattgefunden. Die geplante Aufgabenaufteilung ist in der Anlage 4 dargestellt.
- Finanzierung des Eigenbetriebes:
Allen Beteiligten ist bewusst, dass der Eigenbetrieb nicht kostendeckend arbeiten wird. Der Fehlbetrag des Eigenbetriebes wird auf die jeweiligen Kommunen entsprechend aufgeteilt. Grundsätzlich werden direkt zuordenbare Erträge und Aufwendungen den jeweiligen Außenstellen zugerechnet. Hierzu gehören insbesondere die Kursgebühren, die Landeszuschüsse, sowie auch Honorare der Dozenten oder Raummieten etc.
Gemeinkosten werden nach abgestimmten Schlüsseln auf die Beteiligten aufgeteilt.
Die Hauptgeschäftsstelle Schopfheim wird die Aufgaben der Leitung der Volkhochschule Wiesental samt Außenstellen und die kaufmännische Leitung übernehmen. Die Aufwendungen hierfür wurden aufgrund bestehender Erkenntnisse ermittelt und werden den Außenstellen in Form von vereinbarten Pauschalen zusätzlich in Rechnung gestellt. Die Kalkulation kann als Anhang der Anlage 1 entnommen werden. Die Pauschale wird regelmäßig evaluiert und bei Bedarf angepasst.
Umsetzung bei der VHS Wiesental
Mit dem Zusammenschluss haben die Gemeinden mit der gesamten administrativen Abwicklung von Kursen (Abschluss Honorarvereinbarungen, Abrechnung der Kurse einschl. Einzug der Gebühren und Auszahlung von Honoraren an die Dozenten) nichts mehr zu tun.
Die Gemeinden erhalten am Ende des Jahres außenstellenbezogen eine Abrechnung.
Hinsichtlich der Aufteilung der Fehlbeträge wurden 3 Varianten vergleichsweise betrachtet. Aufteilung nach dem Verhältnis der Einwohner, dem Verhältnis der Kurse und zuletzt nach den entstandenen Kosten je Außenstelle zuzüglich einer Dienstleistungspauschale für Mitarbeitende der Hauptgeschäftsstelle. Die Beteiligten haben sich für die letzte Variante ausgesprochen.
Die öffentlich-rechtliche Vereinbarung sieht vor, dass ein gemeinsamer Ausschuss gebildet wird. Der gemeinsame Ausschuss berät die Belange der VHS Wiesental vor, über die der Gemeinderat der Stadt Schopfheim oder VHS-Ausschuss entsprechende Beschlüsse fasst. Er kann dazu Empfehlungen aussprechen.
Alle Kommunen haben die Möglichkeit, gegen Beschlüsse des Gemeinderates der Stadt Schopfheim oder dessen beschließender Ausschuss binnen zwei Wochen Einspruch einzulegen.
- Wirksamkeit / In-Kraft-Treten
Die öffentlich-rechtliche Vereinbarung bedarf der Genehmigung der Rechtsaufsichtsbehörde (Landratsamt Lörrach). Die Stadt Schopfheim hat den beigefügten Entwurf der Vereinbarung, nebst der kommunal-, vergabe- und beihilferechtlichen Prüfung durch W2K, bereits dem Landratsamt Lörrach zur Prüfung vorgelegt. Einwände gegen den Zusammenschluss und die öffentlich-rechtliche Vereinbarung wurden keine erhoben.
Nach der Genehmigung ist die Vereinbarung von allen beteiligten Kommunen öffentlich bekannt zu geben.
Die Volkhochschule wird Ihren Betrieb mit dem Herbst/Wintersemester 2023 beginnen (ab dem 01.09.2023). Im Vorfeld hierzu werden bereits umfassende organisatorische Abstimmungen erfolgen, um den Geschäftsbetrieb einzurichten.
Zu Beschlussvorschlag Nr. 2
Um einen einheitlichen Geschäftsbetrieb sicher zu stellen, werden die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) vereinheitlich. Die neuen AGBs finden sie in der Anlage 2.
Da die bestehenden Bedingungen bereits weitestgehend den Mustervorlagen des Verbandes entsprachen, sind keine größeren Anpassungen zwischen den beiden Volkshochschulen erforderlich gewesen. Die Anpassungen wurden mit den Volkshochschulleitungen abgestimmt. Anpassungen erfolgten im Wesentlichen im Bereich der Gewährung von Ermäßigungen. Während die VHS Obere Wiesental nur bei extra ausgewiesenen Kursen Ermäßigungen gewährt hat, bietet die VHS Schopfheim bei Vorliegen entsprechender Nachweise für Studenten/innen, Auszubildende, Bundesfreiwilligendienstleistende, Arbeitslose und Sozialhilfeempfänger/innen Ermäßigungen in Höhe von 25% der Kurspreise an.
Zur Orientierung: Die VHS Schopfheim hat in den Jahren 2018 bei 487 Kursen Ermäßigungen im Wert von 1.129,00 Euro und im Jahre 2019 bei 515 Kursen Ermäßigungen im Wert von 2.490,64 Euro gewährt.
Zu Beschlussvorschlag Nr. 3
Die Kommunen Schönau im Schwarzwald, Todtnau und Zell im Wiesental arbeiten im Rahmen der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung über den Betrieb der Volkshochschulen Oberes Wiesental vom 23. November 2020 zusammen.
Mit dem Inkrafttreten der Öffentlich-rechtliche Vereinbarung zur Übertragung der Aufgaben der Volkshochschule von den Kommunen Hausen im Wiesental, Maulburg, Schönau im Schwarzwald, Todtnau und Zell im Wiesental auf die Stadt Schopfheim muss die bestehende öffentlich-rechtliche Vereinbarung formell aufgehoben werden. Die Aufhebung bedarf ebenfalls der Genehmigung der Rechtsaufsicht
Neben der reinen Erfüllung der Vorgaben des Volkhochschulverbades bietet die Zusammenarbeit weitere Vorteile und Chancen für die Volkshochschulen des Wiesentales. Ein Zusammenschluss soll die Sichtbarkeit der Volkshochschule im gesamten Wiesental erhöhen, dabei aber weiterhin die räumliche Nähe zu den Bürgerinnen und Bürgern bieten, die bereits vorhanden ist. Durch eine gemeinsame Verwaltungsstruktur können Aufgaben gebündelt und thematische Schwerpunkte gesetzt, aber auch lokale Besonderheiten hervorgehoben werden. Das Angebot soll sich dabei weiterhin am Bedarf in den jeweiligen Gemeinden orientieren.
Dem Gemeinderat wird empfohlen dem Zusammenschluss zuzustimmen.
Der Gemeinderatsvorlage sind folgende Anlagen beigefügt:
Anlage 1_Öffentlich-rechtliche Vereinbarung Fusion VHS Wiesental
Anlage 2_zukünftige AGBs VHS Wiesental
Anlage 3.1_Betriebssatzung VHS Wiesental_Reinfassung
Anlage 3.2_Betriebssatzung VHS Wiesental_Änderungsmodus
Anlage 4_zukünftige Aufgabenverteilung VHS Wiesental
Anlage 5_Auflösungsvereinbarung VHS Oberes Wiesental
Anlage 6_Informationsveranstaltung Zusammenschluss VHS Wiesental 14.03.2023
