Daten angezeigt aus Sitzung:
Gemeinderatssitzung Schönau im Schwarzwald, 27.05.2019
Beratungsreihenfolge
Sachverhalt
Im Bereich der Digitalisierung ist Baden-Württemberg laut Ministerialdirektor Stefan Krebs (Baden-Württemberg-CIO) insgesamt sehr gut aufgestellt, allerdings gibt es laut ihm Optimierungspotenzial bei der Verwaltungsdigitalisierung, also im E-Government.
Der Gemeindeverwaltungsverband Schönau im Schwarzwald und seine neun Mitgliedsgemeinden sind seit Jahren zusammen mit dem kommunalen Rechenzentrum ITEOS und weiteren IT-Dienstleistern daran, die Verwaltung(en) weiter zu digitalisieren. Als Beispiele seien hier die Einbindung des Service-Portals mit den service-bw-Prozessen (Behördenwegweiser, Verfahrensbeschreibungen, Formulare etc.) und des Bürger-GIS in den Homepages der Verbandsgemeinden, die Einführungen einer einheitlichen Gremien-Software und eines digitalen Ratsinformationssystems (RIS) sowie die Digitalisierung von Bestandsplänen der Wasser- oder Abwasserversorgung oder Einführung von E-Rechnung und E-Vergabe (derzeit in Pilot-Phase) genannt.
Gerade die Stadt Schönau im Schwarzwald hat in den vergangenen Jahren bei dem Voranbringen der Digitalisierung im GVV eine Vorreiter-Rolle übernommen und erste Meilensteine für die Digitalisierung und für Effizienzsteigerungen gesetzt. So hat die Stadt z.B.
- bereits im Jahr 2013 als erste GVV-Kommune eine neue Homepage mit Einbindung des Service-Portals eingeführt,
- 2015 ein digitales Ratsinformationssystem eingeführt,
- 2016 die komplette Umrüstung der Wasserzähler auf Funk-Wasserzähler beauftragt (2018 abgeschlossen),
- 2017 die Digitalisierung der Bestandspläne der Wasserversorgung Schönau beauftragt (2018 ebenfalls abgeschlossen).
Ab 2017 wird das Ratsinformationssystem (RIS) auch für die Verbandsversammlung und verschiedene Verbandsgemeinden bereitgestellt. Nach der Neuwahl der Gemeinderatsgremien in 2019 planen alle neun Gemeinden künftig das digitale RIS einzuführen.
Mit dem elektronischen System können Sitzungsdaten auf einfache und komfortable Weise öffentlich auf den Webseiten des GVV‘s oder der Verbandsgemeinden bzw. mittels App auf mobilen Endgeräten publiziert und abgerufen werden. Das RIS kann auch direkt unter https://ris.gvvschoenau.de/ aufgerufen werden.
Im Gemeinderat der Stadt Schönau im Schwarzwald nutzen immer mehr Mitglieder seit der Einführung 2015 das digitale RIS. Mittlerweile nutzen bereits 13 der 16 am Ratstisch sitzenden Personen (Bürgermeister Peter Schelshorn, neun Stadträtinnen und Stadträte sowie die drei GVV-Amtsleiter) dieses digitale System und verzichten komplett auf teilweise umfangreiche Papiervorlagen. Eine Stadträtin, die bisher das RIS noch nicht nutzte, hat erklärt, bei erfolgreicher Wiederwahl dieses System umgehend nutzen zu wollen.
Um nun weitere Effizienzsteigerungen zu erreichen, besonders aber um zukünftig einen Systembruch (RIS/Papier) zu vermeiden, wird vorgeschlagen, für alle Mitglieder des Gemeinderats das RIS verpflichtend einzuführen.
Als wesentliche Vorteile werden hier gesehen:
- Wegfall des bisher noch bestehenden aufwendigen und zeitintensiven Papierversands (Druck, Sortieren der Unterlagen, Einpacken, Versand) verbunden mit einem entsprechenden Kostenvorteil
- Zeitvorteil gegenüber dem Versandweg und erhöhte Sicherheit bei der Zustellung der Unterlagen (Umfang der Sitzungsunterlagen erreicht teilweise eine Umschlagsgröße, für die der Briefkasten kaum Platz bietet)
- Wegfall der aufwendigen Entsorgung der Papierunterlagen durch die Stadträtinnen/ Stadträte
Weitere Vorteile der Ratsinfo-App von der Firma kic:
- Volltextsuche über den gesamten Datenbestand
- Lokale Speicherung von Dokumenten und Möglichkeit zum Arbeiten im Offline-Modus
- Offline-Nachschlagewerk für „unterwegs“ bzw. während der Sitzung
- Zoommöglichkeit bei allen Unterlagen, insbesondere auch bei Plänen
- Kommentierungsfunkton für PDF-Dokumente
Schulung
Für alle Ratsmitglieder, die bislang nicht mit dem RIS gearbeitet haben, ist nach der Gemeinderatswahl 2019 eine Schulung vorgesehen.
Variante der elektronischen Ratsarbeit
Die Stadt und der Gemeinderat haben sich dafür entschieden, dass die Ratsmitglieder für die elektronische Ratsarbeit ihre eigenen Endgeräte (Tablet, Laptop o.ä.) einsetzen.
Bei der Nutzung der privaten Geräte erfolgt kein Support durch die städtische EDV. Die Nutzer haben eigenverantwortlich die Einhaltung der Sicherheitsrichtlinien zu gewährleisten.
Für die Nutzung der privaten Endgeräte wurde von der Stadt bisher pro Ratsmitglied ein jährlicher Zuschuss von 50 Euro gewährt.
Es wird vorgeschlagen, diesen Zuschuss ab dem laufenden Jahr auf jährlich 75 Euro zu erhöhen.
Beschlussvorschlag
Die Umstellung auf die digitale Gremienarbeit für den Gemeinderat soll nach der Gemeinderatswahl für alle Mitglieder des Gemeinderats zeitnah vollzogen werden.
Zuvor findet für die Gremiumsmitglieder, die bislang nicht mit dem RIS gearbeitet haben, eine Schulung statt.
Der jährliche Zuschuss für die Nutzung der privaten Endgeräte wird ab 2019 auf jährlich 75 Euro festgesetzt.
Haushaltsrechtliche Auswirkungen
Durch die Erhöhung des Zuschusses ergeben sich jährliche Mehrkosten von 300 Euro.
Vortrag/Diskussionsverlauf
Bürgermeister Schelshorn trägt auszugsweise den Sachverhalt der Sitzungsvorlage mit einigen ergänzenden Erläuterungen vor.
Stadträtin Münzer tut sich schwer damit, die Umstellung auf die digitale Gremienarbeit für alle Gemeinderatsmitglieder verpflichtend einzuführen.
Der Vorsitzende entgegnet, dass dafür in der heutigen Sitzung zunächst nur der Grundsatzbeschluss erfolgen soll. Den neu gewählten und auch den wiedergewählten Gemeinderatsmitgliedern, welche bislang das RIS nicht nutzten, werde selbstverständlich die Gelegenheit dazu gegeben, das elektronische System zu testen.
Hauptamtsleiter Krumm ergänzt, dass aus rechtlichen Gründen eine verpflichtende Einführung des RIS für alle Gemeinderatsmitglieder wohl kaum möglich sein werde. Trotzdem wäre es zu begrüßen, wenn sich alle Ratsmitglieder für das RIS aussprechen würden, womit der Medienbruch RIS/Papier zukünftig vermieden werden könnte. Dies würde insbesondere die Vorbereitungsarbeiten zu den Sitzungen wesentlich erleichtern.
Auf Wunsch von Stadträtin Münzer sichert der Vorsitzende zu, dass die Sitzungsvorlagen weiterhin in Papierform geliefert werden, wenn dies nach der Testphase mit dem elektronischen System gewünscht werde.
Beschluss
Die Umstellung auf die digitale Gremienarbeit für den Gemeinderat soll nach der Gemeinderatswahl für alle Mitglieder des Gemeinderats zeitnah vollzogen werden.
Zuvor findet für die Gremiumsmitglieder, die bislang nicht mit dem RIS gearbeitet haben, eine Schulung statt.
Der jährliche Zuschuss für die Nutzung der privaten Endgeräte wird ab 2019 auf jährlich 75 Euro festgesetzt.
Abstimmungsergebnis
Dafür: 12, Dagegen: 0
, Enthaltungen: 0
Abstimmungsbemerkung
Einstimmiger Beschluss.
Datenstand vom 14.06.2019 09:02 Uhr
